Minden vállalkozás életében – feltéve, hogy sikeres vagy sikerre ítélt vállalkozásról beszélünk – elérkezik az a pillanat, amikor már elég nagy a cég, és sok a munka ahhoz, hogy a legfontosabb feladatok ellátásához kapcsolódó adminisztráció egyre több terhet jelent a tulajdonosnak, cégvezetőnek.

Vannak olyan feladatok, mint pl.: a könyvelővel való egyeztetések, számlázások, melyek feltétlenül szükségesek a napi ügymenethez, ugyanakkor nincs produktív ráhatásuk az eredményre. Azonban, ha elhanyagoljuk ezeket a teendőket, akkor negatív befolyásuk van a profitra is.

Emellett vannak olyan fontos feladatok, mint a social média jelenlét, az ügyfelekkel való folyamatos kommunikáció, anyagrendelések…stb. melyek szintén igen időigényesek, ugyanakkor komoly ráhatásuk is van a profitra, de nem a konkrét „termelési tevékenység” részei.

Az általános gyakorlat szerint ilyenkor az alábbi lehetőségek kerülnek előtérbe:

  • a cégvezető végzi ezen tevékenységeket, a termelési tevékenység mellett – így vagy semmi szabadideje nem marad, vagy a termelési tevékenységtől veszi el a drága időt
  • valamely hozzáértő vagy kevésbé hozzáértő rokon végzi az fent említett feladatokat, ám jellemzően saját egyéb munkája mellett, tehát szintén másodlagos tevékenységként, mely általában sem nem hatékony, sem nem precíz szakmailag
  • ha az előző esetekkel kudarcot vallott a vállalkozás – vagy, akár ezek helyett: felvesznek egy szakképzett adminisztratív munkaerőt, aki a tevékenységek egy részében hozzáértő, a többit vagy megtanulja a kolléga, vagy marad más kezében a feladat – ez jellemzően már sokkal precízebb szakmai megoldásokat kínál, ugyanakkor igen drága. Hiszen a kollégának infrastruktúrát kell „építeni”, vagy ha eddig nem volt ilyen, akár irodát kell szerezni; az új embert be kell tanítani -adott esetben sajnos akár többször is, ha az első jelölt nem válik be és természetesen járulékokat, adókat kell utána fizetni.

 

Ma Magyarországon még kevéssé ismert, de az USA-ban és Európa több országában már hosszú évek óta egyre inkább terjedőben lévő lehetőség a Virtuális asszisztens alkalmazása a legkiválóbb megoldás lehet erre a helyzetre.

 

Amennyiben igazán tudatos cégvezetők szeretnénk lenni érdemes lépést tartani a korral és élni a 21. század technikai forradalma adta lehetőségekkel. A virtuális asszisztencia a jövő sikeres cégeinek fő mozgatórugója.