A legalkalmasabb virtuális asszisztens kiválasztása 20 lépésben

Egy jó virtuális asszisztens aranyat ér, viszont őt meg is kell találni. Ez nem biztos, hogy elsőre sikerül, viszont, ha az alábbi 20 pontot betartod, garantáltan nem fogsz csalódni. Lehet, hogy most elsőre ez soknak és macerásnak tűnik, de hidd el, megéri rászánni az időt. Annak érdekében, hogy a virtuális asszisztensed igazán jó befektetés legyen hosszabb távon is, a megfelelő és profi asszisztenst kell kiválasztanod. Ehhez nyújtunk most segítséget, hogy könnyedén megtaláld a számodra legalkalmasabb virtuális asszisztenst!

1. Keresd meg a leendő virtuális asszisztensed a különböző közösségi média felületeken (pl.: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn) és nézd meg, hogy ott milyen tartalmakat oszt meg, meg úgy általában milyen információkat látsz róla. Ez már nagyon sokat elárul arról, hogy emberileg és szakmailag milyen is ő valójában, ezért ez legyen az első lépésed mindig.
2. Olvasd el a visszajelzéseket, amelyeket korábbi ügyfelei és partnerei írtak róla. Nézd meg, hogy van-e negatív kritika, és ha igen, hogyan kezelte. Ne feledd, hogy az is sokatmondó, ha egyetlen vélemény sincs róla.
3. Tekintsd át a weboldalát is. Ha nincs, akkor valószínűleg nem ő a te embered, hiszen ma már egy jó honlap elengedhetetlen, és egy virtuális asszisztens esetében ez talán még hatványozottabban igaz. Olvasd el a szolgáltatásait és referenciáit is, hogy megbizonyosodhass arról, hogy megfelel-e az elképzeléseidnek.
4. Érdemes a domain nevet is leellenőrizned, hiszen az is lehet informatív jellegű, hogy az mennyi időre van bejegyezve.
5. Nézd meg a virtuális asszisztens weboldalát a Wayback Machine oldalon is, ami tulajdonképpen a világ weboldalainak archívuma. Itt megtalálsz minden olyan információt, ami az adott weboldallal kapcsolatos.
6. Kérj referenciát. Ha esetleg elérhetőséget is kapsz, az a legjobb, mert így ténylegesen érdeklődhetsz arról, hogy a virtuális asszisztens hogy dolgozik, mennyire pontos és megbízható.
7. Google a barátod most is. Keress rá a virtuális asszisztens nevére, és olvasd át, amit találsz.
8. Ha úgy ajánlotta egy ismerősöd az adott virtuális asszisztenst, kérj tőle is véleményt. Egy barát vagy szakmabeli tapasztalata meggyőzhet arról, hogy érdemes-e neked is ezzel az asszisztenssel együtt dolgozni vagy sem. Az esetleges rémtörténetek ilyenkor ugyanolyan jól jönnek, mint a pozitív megerősítés.
9. Kérj egy általános szerződéstervezetet, ha már egyeztettek. Ezt alaposan olvasd át, ha kell, nézesd meg szakemberrel is, hogy minden fontos adat és szükséges elem benne legyen.
10. Légy körültekintő a fizetési lehetőségek és feltételek esetén! Semmiképp ne menj bele olyan dologba, amit gyanúsnak ítélsz.
11. Kérj konzultációt és figyeld meg a virtuális asszisztens kommunikációját. Könnyen elérhető, gyorsan és egyértelműen válaszol az e-mailekre, és egyéb megkeresésekre? Ha nem, inkább keress mást, hogy a jövőbeli félreértésektől megkíméld magad.
12. Kérj próbamunkát! Érdemes először valami egyszerűbb, kisebb kockázatot jelentő feladatot rábízni a virtuális asszisztensre. Azt azonban ne feledd, hogy a próbamunkát is ki kell fizetned, hiszen ezzel jelzed a virtuális asszisztens felé, hogy megbecsülöd a munkáját és értékeled azt az időt, amit a te feladatodra fordított.
13. Egyeztess a biztonsági protokollról! Fontos és bizalmas információkat adsz át a virtuális asszisztensnek az együttműködés közben, ezért elengedhetetlen, hogy tisztában lágy az adatkezelési és adatvédelmi mechanizmusával.
14. Legyenek kérdéseid! Amikor egyeztettek bármiről, kérdezz bátran te is. Kérdezhetsz arról, hogy milyen szoftvereket használ, hogyan történik a munkavégzés, illetve bármi egyebet, amiről úgy gondolod, hogy az együttműködés során lényeges lehet.
15. Fogalmazz egyértelműen, és magyarázz el mindent, mert csak így lesz világos a virtuális asszisztens számára, hogy milyen feladatra is keresel szakembert.
16. Ne egy megbeszélés alapján dönts, kérj a próbamunka után is konzultációs lehetőséget.
17. Figyeld meg, hogy lelkes és motivált-e a virtuális asszisztens. Az is jó pont, ha őszintén bevallja, ha esetleg valamilyen munkafolyamattal vagy szoftverrel még nem találkozott, de vállalja, hogy megismeri és elsajátítja.
18. Pontosan mondd el, hogy milyen készségekre és képességekre, illetve tudásra van szükség az adott feladat elvégzéséhez. Fontos, hogy számodra és a virtuális asszisztens számára is egyértelmű legyen, hogy milyen szakembert keresel.
19. Írásban, a szerződésben rögzítsetek minden fontos momentumot. Ezzel a későbbi félreértések elkerülhetők.
20. Gondold át még egyszer, ugyanis nem kell azonnal döntened, és nem kell az első virtuális asszisztenst kiválasztanod, hagyj időt magadnak.

Lehet, hogy a fenti folyamat hosszadalmasnak és esetleg túlzásnak tűnik, de a saját működésedet könnyíted meg, ha körültekintően választasz virtuális asszisztenst. Szánj időt és energiát a legmegfelelőbb online vállalkozás támogató kiválasztására, mert hidd el, hogy megtérül az az idő, amit erre fordítasz.