Hogyan segítheti a vállalkozásod fejlődését, ha a személyi asszisztenciát kiszervezed egy virtuális asszisztens számára?

Még a 21. században is tartja magát az a sztereotípia, a személyi asszisztens nagyjából ugyanazokat a feladatköröket látja el, mint anno egy titkárnő, azaz néha legépel valamit, amit a főnök diktál, de az esetek többségében szépen mosolyog és leginkább kávét főz. Pedig a személyi asszisztencia nagyon nem erről szól. Egy személyi asszisztens a vezető jobbkeze, és gyakorlatilag nélkülözhetetlen. Kérdezz csak meg nyugodtan néhány sikeres vezetőt, hogy ki lenne az a cégénél, akitől legutoljára válna meg, ha olyan helyzetbe kerül: biztos lehetsz benne, hogy azt fogja mondani, hogy az asszisztensétől. Miért? Azért, mert egy személyi asszisztens megbízható, jó szervező, önálló, kreatív, szorgalmas, és nem mellesleg rengeteg terhet levesz a vezető válláról. Pont, mint egy jó virtuális asszisztens.

Milyen feladatokat lát egy személyi asszisztens?

A személyi asszisztens minden esetben a vezető mellett dolgozik, és nagyon széles azon feladatok köre, amelyeket ellát. Megválaszolja a leveleidet, kezeli a telefonhívásokat, megszervezi a találkozókat és figyelmeztet is téged azok időpontjára, hogy te mindig pontosan érkezz. Emellett olyan kimutatásokat és riportokat készít, amelyek elengedhetetlenek a hatékony működéshez. Egy személyi asszisztens rendszerben gondolkodik, ezért segíteni tud a különféle ügymenetek optimalizálásában is, és még számtalan egyéb feladatban is.

Ez is kiszervezhető egy virtuális asszisztens számára?

Természetesen igen. A technika és az internet segítségével ma már szinte nincs olyan feladat, amit ne lehetne otthonról is elvégezni, így a személyes asszisztensi feladatok is mind-mind elvégezhetők virtuális asszisztensként is. Hiszen teljesen mindegy az ügyfél és a partner szempontjából, hogy az, aki kezeli a hívásokat és megválaszolja a leveleket, veled egy légtérben vagy a saját irodájában, esetleg lakásában ül. Ahogyan az is lényegtelen, hogy a heti, havi riportokat és jelentéseket hol készíti el. A lényeg úgyis az, hogy kész legyen és a releváns információkat, adatokat tartalmazza.

És, hogy ez miért jó neked? Azért, mert nem kell emiatt esetleg egy embert alkalmaznod napi 8 órában, amivel nagyon sok pénzt tudsz megtakarítani. Egy virtuális asszisztensnek ugyanis csak azt az időt kell kifizetned, amit valóban a te feladataiddal töltött, nincs semmi plusz, aminek köszönhetően ez egy kifejezetten költséghatékony megoldás.

Hogyan szolgálja ez a vállalkozásod sikerét?

Leginkább úgy, hogy nem neked kell megcsinálnod, azaz időd, energiád és kapacitásod szabadul fel. Ezt pedig arra fordíthatod, ami tényleg fontos: a vállalkozásod stratégiai kérdéseire és fejlesztésére. Ha nem neked kell megválaszolnod minden egyes levelet, ha nem neked kell elkészítened a kimutatásokat, sokkal több időd marad arra, hogy fejleszd a céged. Új technológiák felkutatása, vagy új partnerkapcsolatok kialakítása is belefér így, ami nagyot tud lendíteni a vállalkozásodon.