Közeledik az év vége, ezzel együtt a karácsony és a szokásos hajtás. Év végi zárás, kimutatások, meg minden, ami ezzel jár. Nem túlzás azt állítani, hogy ez az év egyik legzsúfoltabb időszaka, és ilyenkor vezetőként még talán annyi időd sincs pihenni, mint az év többi hónapjában. De ez nem muszáj, hogy így legyen. Mindenkinek jár, hogy az ünnepeket a szerettei körében töltse, és ne a laptopjával. Neked is. Mutatjuk, hogy mely feladatok átvételével tud egy virtuális asszisztens a segítségedre lenni munkaszüneti – és ünnepnapokon.

Rugalmas és szabad időbeosztás

Egy virtuális asszisztens nem alkalmazottként, hanem vállalkozóként végzi a tevékenységét, ami sokkal nagyobb szabadságot biztosít. Ez azt jelenti, hogy igény esetén este, hétvégén és ünnepnapokon is a rendelkezésedre tud állni, egy alkalmazottal szemben. Ez pedig rengeteg terhet és stresszt tud levenni a válladról, hiszen egy ilyen időbeosztásnak köszönhetően nem kell amiatt aggódnod, hogy egy-egy hosszú hétvége miatt akár napokig megválaszolatlanul maradnak az ügyfeleid levelei.

Ugyanis afelől ne legyenek kétségeid, hiába van munkaszüneti – vagy ünnepnap, e-maileket kapni fogsz hétvégén, sőt, akár még szenteste is. Az emberek többsége az év többi napján ugyanúgy dolgozik, ilyenkor ér rá, és adott esetben ilyenkor akar elintézni mindent is. Viszont, ha te ilyenkor is ezzel foglalkozol, tényleg sosem pihensz, ami idővel a hatékonyság csökkenéshez, rosszabb esetben kiégéshez vezet. Hogy ezt elkerüld, add át ezeket a feladatokat egy virtuális asszisztensnek.

Milyen feladatokban tud segíteni a virtuális asszisztens az ünnep közeledtével?

A már említett levelezésen és ügyfélkezelésen túl számos egyéb feladat elvégzésében is segítségedre lehet egy virtuális asszisztens az ünnepi és évvégi hajrában. Ilyenkor – az ünnepi készülődés mellett – az évvégi zárás is aktuális, aminek segítségével a jövő évi stratégia is megtervezhető. Éppen ezért ilyenkor el kell készíteni a nagy éves beszámolókat, kimutatásokat és riportokat, ami igen sok időt vesz igénybe. Neked pedig pont időd nincs, főleg pont erre. Ne idegeskedj emiatt, inkább szervezd ki ezt a feladatot egy virtuális asszisztensnek, aki kellő szakértelemmel segít neked zárni az idei, és elindítani a jövő évet.

Az év ezen időszakában még nagyobb hangsúly esik a marketing és hírlevél kampányra, hiszen a szolgáltatók és üzletek az éves forgalmuk egy nagy részét ilyenkor realizálják. Viszont ez nem jelenti azt, hogy neked kell ennek a megszervezésével is foglalkoznod. Egy virtuális asszisztens az egész marketing kampányodat fel tudja építeni, de akár a hírlevelek írásában, vagy a közösségi média felületeinek kezelésében is tud segíteni. És, hogy lásd, mennyire szerteágazó lehet egy virtuális asszisztens, és mi mindenben számíthatsz rá, hozunk egy külföldi példát is. Nálunk ugyan ez még szinte elképzelhetetlen, de külföldön már az sem ritka, hogy a virtuális asszisztens segít az ajándékok beszerzésben. Az elfoglalt vezetők megadják a listát a virtuális asszisztensnek, aki megvásárolja az összes meglepetést, hogy az évvégi őrületben ne nekik kelljen erre is időt szakítaniuk. Ugye neked sem esne rosszul egy ilyen angyali segítség?