Hogyan legyél szuperhatékony egy virtuális asszisztens segítségével?

Egy virtuális asszisztens nagyban meg tudja könnyíteni az életed, és a segítségével igazán hatékonnyá tudsz válni. Azonban, hogy ez valóban így legyen, néhány dolgot érdemes szem előtt tartani. Összeszedtük, hogy mire figyelj, hogy a virtuális asszisztenssel való együttműködésed valóban hatékony és sikeres legyen.

Legyenek meg a feladatok és a hozzá tartozó folyamatok is

A legfontosabb, hogy tudd, milyen feladatokat szeretnél átadni, és azokra legyenek meg a jól működő folyamataid. Erre ne sajnáld az időt, mert ez mindennek az alapja. Ülj le, és gondold végig, hogy mely feladatoknál érzed azt, hogy az elvégzésük energiával tölt fel, és melyeknél azt, hogy csak fáraszt. Ez a kérdés kulcsfontosságú annak meghatározásában, hogy mely feladatokat kell kiszervezned, hiszen olyan feladatokkal senki sem szeret foglalkozni, amelyeknél azt érzi, hogy csak viszi az energiáját. Ezen feladatok átadásával érdemes kezdened.

Azonban az nagyon fontos, hogy az egyes feladatokhoz meglegyenek a működőképes folyamataid. Természetesen ezek kialakításában tud segíteni a virtuális asszisztens is, azonban az alapokat neked kell letenned. Próbáld ki, hogy valóban működik-e és lehet-e vele dolgozni.

Bízz benne, de az elején ellenőrizz

A virtuális asszisztenssel történő együttműködés alapja a bizalom, hiszen nagyon sokszor még egy városban sem vagytok, nemhogy egy irodában, ennek ellenére az elején igenis szükséges, hogy ellenőrizd a munkáját. Idő kell, hogy beletanuljon mindenbe, és fontos a visszajelzés, hogy elégedett vagy-e és jól végzi-e a munkáját.

Kommunikáció

A fentiekhez szorosan kapcsolódik a kommunikáció jelentősége. Nagyon fontos, főleg az elején, hogy minden feladatot részletesen és egyértelműen adj át. Semmit se tekints nyilvánvalónak, és mondj el mindent. A virtuális asszisztens csak úgy tudja az elvárt minőségben ellátni az egyes feladatokat, ha minden információnak birtokában van. Ellenkező esetben félreértések és elégedetlenség lesz az eredmény.

Ne felejtsd el, hogy a virtuális asszisztens is ember

A virtuális asszisztens sem tévedhetetlen és mindenható, ezt ne felejtsd el. Egy jó virtuális asszisztensnek valószínűleg kellő tapasztalata, szakértelme és rutinja van az egyes tevékenységekkel kapcsolatban, ennek ellenére nem hibátlan. Előfordul az is, hogy ő is hibázik, hiszen, aki dolgozik, azzal ez előfordul. Ilyenkor jusson eszedbe, hogy ő is ember, és ahelyett, hogy azonnal írnál neki egy elégedetlen e-mail, gondold végig, hogy hogyan lehetne másképp.

Lehet, hogy nem volt egyértelmű a feladat vagy a folyamat, vagy csak egyszerűen tévesztett. Tisztázzátok, hogy mi okozta a félreértést, és nézzétek meg közösen, hogy miként lehet korrigálni és megelőzni a hasonló eseteket.

A fentiek betartásának köszönhetően biztos lehetsz abban, hogy sikeresen tudtok majd együttműködni a virtuális asszisztenssel, aki nagyon sok terhet tud majd levenni a válladról. Ennek köszönhetően időd és kapacitásod is szabadul fel, aminek eredményeként sokkal hatékonyabban tudsz foglalkozni a vállalkozásod stratégiai kérdéseivel.