Eszközök, amelyek megkönnyítik a virtuális asszisztenssel való együttműködést

A virtuális asszisztenssel való együttműködés legérdekesebb pontja kétségkívül az, hogy a legtöbb esetben mindenféle személyes kontakt nélkül zajlik. Sokszor ezért is tartanak tőle a vállalkozók, mert nem tudják elképzelni, hogyan lehet úgy átadni az egyes feladatokat, hogy akár többszáz kilométer van köztünk. Emiatt azonban ne aggódj, hiszen a technika segítségével ma már szinte bármi megoldható. Mai írásunkban össze is szedtük azokat az eszközöket, amelyek megkönnyítik a dolgodat, ha egy virtuális asszisztenssel dolgozol együtt.

Whatsup, Messenger, Skype, Zoom és társaik

A legfontosabb a kommunikáció és a kapcsolattartás. Számtalan módját választhatjuk, amelyik számodra a legkényelmesebb, legismertebb vagy amelyiket leginkább megszoktad. Lehet, ez a Skype, Whatsup, Messenger, Zomm vagy bármi más. Mindegyik esetben lehetőség van írásban és élőszóban is kommunikálni akár úgy is, hogy közben látjuk is egymást.

Az összes ilyen alkalmazás képes különböző dokumentumok és fájlok küldésére és fogadására, mind egyaránt használható számítógépen és okostelefonon is, ráadásul az összes ingyenes. Azonban, ha valami miatt mégis idegenkednél az ilyen megoldásoktól, ott a telefon és az e-mail, amelyekkel változatlanul betölthetők ezek a funkciók.

Google Drive

Nagyon szuper eszköz arra az eshetőségre, ha nem szeretnél folyton e-maileket küldözgetni. A Drive-ba feltöltöd az épp aktuális dokumentumot és azonnal hozzáférhető lesz a virtuális asszisztens számára is. Ez különösen akkor előnyös, ha egy olyan táblázatról van szó, amelyben folyton frissülő adatok vannak. Ha a Drive segítségével tölti fel információkkal és tartalommal az adott táblázatot a virtuális asszisztens akkor te rögtön látod anélkül, hogy erről levelet kellene küldeni. Bárhol hozzáférhető, rendkívül sokoldalúan használhat és hasznos alkalmazás a mindennapokban is, nem csupán a munkavégzés során.

Feladatkezelő applikációk

A virtuális asszisztenssel való együttműködés alapja a delegálás. Át kell tudnod adni a feladatokat, hogy a virtuális asszisztens el tudja azokat végezni. Egy jó feladatkezelő alkalmazás (pl.: Trello, Asana, Todoist, stb.) aranyat ér ilyenkor, hiszen amellett, hogy megosztható és bárhol hozzáférhető, kategorizálni és rangsorolni tudod az egyes projekteket. Határidőt tudsz beállítani, amire figyelmeztet is az applikáció. Nagyon megkönnyíti és leegyszerűsíti a munkát a hétköznapokban a feladatkezelő használata, hiszen – ha már régóta dolgozol együtt a virtuális asszisztenssel – akár úgy tudsz feladatokat delegálni, hogy ahhoz még a telefont sem kell felemelned.

Időmérés

Amennyiben nem projekt alapon dolgozol együtt egy virtuális asszisztenssel elengedhetetlen lesz valamilyen módon mérni az időt. Természetesen a 21. században már ez is alkalmazás (pl.: Clockify, Toggl, stb.) segítségével történik, amelynek nagy előnye az, hogy riportot is lehet készíteni velük, amit akár a virtuális asszisztens az általa kiállított számla mellé csatolhat is. Egyébként az időt érdemes akkor is követned, amikor a saját feladataidról van szó, hogy tudd, mire mennyi időd megy el egy héten.