A vállalkozásodnak ügyfelei vannak, neked partnereid, akikkel telefonos vagy e-mailes kapcsolatban vagy. Az ügyfelek megkereshetnek téged telefonon és üzenetben is, mert kérdésük, kérésük vagy esetleg panaszuk van. Ezeket a megkereséseket kezelni kell, hiszen nagyban befolyásolják az ügyfélélményt. Ha egy érdeklődő nem kap, vagy csak késve kap választ a kérdésére, nem lesz belőle ügyfél, sőt, emiatt akár a meglévőket is elveszítheted.
Azonban egy ügyfélszolgálat üzemeltetése rengeteg idő, arról nem is beszélve, hogy előfordulhat az is, hogy olyankor keresnek, amikor te épp tárgyalsz, és nem is tudod felvenni a telefont. Annak érdekében, hogy egyetlen hívást se szalassz el, és egyetlen üzenet se maradjon megválaszolatlanul, szervezd ki az ügyfélszolgálatot egy virtuális asszisztensnek. Így mindig elérhető leszel, az érdeklődők pedig minden kérdésükre időben választ kapnak. De vajon hogyan tud segíteni ebben egy virtuális asszisztens?
Telefonhívások fogadása és kezelése
Annak ellenére, hogy nagyon sok minden az online térben zajlik, az emberek még mindig szeretnek telefonon érdeklődni. Ennek az az oka, hogy egyrészt ilyenkor élő emberrel tudnak egyeztetni, másrészt pedig egy telefonhívásban azonnal választ kapnak az összes kérdésükre, nem kell várni az e-mailre. Éppen ezért a telefonhívások kezelésére különös hangsúlyt kell fektetni.
Az viszont természetes, hogy te egyedül képtelen vagy az összes hívást fogadni. Ha állandóan csörög a telefonod, és örökké 100 nem fogadott hívásod van, neked azonnal virtuális asszisztens segítségére van szükséged. A virtuális asszisztens fogadja a hívásaid, és kivonatot készít az összesről, amelyeket e-mailben juttat el neked olyan gyakorisággal (naponta, naponta kétszer, kétnaponta, hetente), ahogyan te szeretnéd. Természetesen a nagyon sürgős hívások esetében azonnal telefonon értesít téged a virtuális asszisztens.
A hívások kezelése megoldható úgy, hogy egy teljesen új telefonszámot alkalmazol a telefonos ügyfélszolgálatra, amely a virtuális asszisztensnél csörög, de úgy is, hogy a saját telefonszámod irányítod át. Megteheted, hogy az összes hívást, de arra is van lehetőség, hogy csak abban az esetben kerüljön átirányításra egy-egy hívás, ha épp foglalt a vonal vagy, ha 3 csörgés után nem veszed fel. Ennek köszönhetően egyetlen hívásról sem maradsz le.
Levelezés bonyolítása
A másik csatorna, ahol sok megkeresést kaphatsz az e-mail, ezt sem hanyagolhatod el. Nem is gondolnád, hogy mennyi időt töltesz a leveleid olvasgatásával és megválaszolásával! A jó hír viszont az, hogy az elektronikus levelezésben is segítségedre lehet egy virtuális asszisztens, aki minden reggel átnézi a beérkező üzeneteidet, elolvassa az összeset, értelmezi és kategorizálja, majd a fontosakat megjelöli vagy továbbítja neked. Amennyiben igényled, a kérdéseket, érdeklődéseket meg is válaszolja.
Minden egyéb
Az ügyfélszolgálat azonban nem csaupán érdeklődő telefonokból és e-mailekből áll. Érkezhet panasz vagy hibabejelentés, valamint megrendelés is. Egy virtuális asszisztens ezek kezelésében és rendszerezésben is segíteni tud. Kezeli a panaszokat, a megrendeléseket pedig feldolgozza, hogy ezzel se neked kelljen foglalkoznod.
A fentieken túl egyre gyakrabban használják az emberek a chatet kapcsolatfelvételre, aminek az az oka, hogy nagyon gyorsan, rövid időn belül választ kapnak a kérdéseikre, problémáikra. Ennek viszont csak úgy van értelme, ha tényleg gyakorlatilag valós időben, azonnal megtörténik az üzenetváltás. Természetes, hogy te nem tudsz állandóan a gép előtt ülve várni arra, hogy kapsz-e valamilyen kérdést a chaten, egy virtuális asszisztens viszont igen. Az ügyfélszolgálat kezelése ezt is magában foglalja.
Egy jól működő ügyfélszolgálat az alapja annak, hogy a vásárlóid elégedettek, te pedig hatékony és eredményes legyél. Egy virtuális asszisztens segítségének köszönhetően biztos lehetsz abban, hogy az ügyfeleid minden kérdésre választ kapnak rövid időn belül, te pedig egyetlen hívást sem szalasztasz el.
Legutóbbi hozzászólások