Kérdezz meg egy sikeres vezetőt, hogy mi a titka. Biztosan több dolgot fog említeni, és ezek között szinte 100 %, hogy ott lesz a személyi asszisztens is. A személyi asszisztens, aki a jobb keze és aki nélkül megállna az élet. Ő az, aki menedzseli a találkozóit, kezeli a naptárját, megválaszolja a leveleit és gyakran a telefonhívásokat is.
És annak ellenére, hogy a megnevezésben ott a „személyi” kifejezés, ezek a feladatok egyáltalán nem igényelnek személyes jelenlétet. Sokszor egyébként sem találkozik sűrűn az asszisztens és a vezető, pusztán azért, mert utóbbi állandóan úton van. Így a személyi asszisztensi feladatokat is nyugodtan rá bízhatod egy virtuális asszisztensre.
Megbeszélések és találkozók egyeztetése
Egyik megbeszélésről rohansz a másikra, és néha már azt sem tudod, hol áll a fejed? Viszont ezek a találkozók és megbeszélések nélkülözhetetlenek a vállalkozásod számára, hiszen ezek miatt növekszik és fejlődik. Akkor itt az ideje annak, hogy ezek megszervezését és egyeztetését szakemberre, azaz egy virtuális asszisztensre bízd. Azon túl, hogy a helyszínt és az időpontot is leegyezteti, a virtuális asszisztens figyelmeztet arra is, hogy mikor és kivel találkozol, így garantáltan nem késel el. Sőt, segít felkészülni a találkozóra azzal, hogy utánanéz az adott cégnek vagy vezetőnek, hogy te tájékozottan érkezz meg.
Üzleti ebédek szervezése
A fenti gondolatmenet folytatása az üzleti ebédek vagy reggelik lebonyolítása is. Bár külföldön nagyobb divat ez, hazánkban sem ritka, hogy egy finom ebéd vagy reggeli mellett születnek nagy döntések, ezért ezek megszervezése nagyon fontos. Hiszen kell, hogy akkor és ott legyen asztal, amikor és ahova éppen menni szeretnétek. Abban az esetben, ha a partnered valamilyen különleges étrend szerint táplálkozik, az is fontos, hogy ő is tudjon az étlapról választani, emiatt egyértelmű, hogy ezeket a találkozókat is alaposan meg kell szervezni.
Utazásszervezés
Bár jelen helyzetben nem ez az elsődleges – még annak ellenére sem, hogy az üzleti jellegű utazások engedélyezettek – az utazásszervezés ugyancsak fontos területe a személyi asszisztenciának. Előfordulhat, hogy egy másik városban, sőt, akár egy másik országban kell tárgyalnod egy másik cég képviselőjével, ami szintén előkészületeket igényel. Ha ott kell aludnod, szállásra lesz szükséged, és az sem árt, ha tudod, mit hol találsz az adott városban. Ezek szervezését, a szállás foglalását is nyugodtan bízd rá a virtuális asszisztensre, ne te töltsd az időt vele.
Naptárkezelés, határidők egyeztetése
Számtalan találkozó, rendezvény, amelyek időpontját lehetetlen fejben tartani. Talán a legnagyobb segítség az, ha valaki ezeket fejben tartja helyetted. A virtuális asszisztens kezeli a naptáradat és egyezteti az időpontokat helyetted, és figyelmeztet is téged arra, hogy mikor és hol kell éppen lenned, kivel kell találkoznod. Hatalmas segítség ez a mindennapokban, hiszen egy sikeres vezetőnél elengedhetetlen, hogy pontos és naprakész legyen.
E-mailek és telefonhívások kezelése
A személyi asszisztencia része a telefonok és a levelezés kezelése. Ez utóbbi történhet úgy, hogy a virtuális asszisztens minden reggel átnézi az e-mailjeidet, rangsorolja és szelektálja azokat, ha kell, meg is válaszolja, hogy neked tényleg csak azokkal kelljen foglalkoznod, amelyek érdekesek vagy fontosak lehetnek valami miatt. A hívásaidat pedig átirányíthatod, ha esetleg te tárgyalsz és nem tudod felvenni, vagy, ha nagyon zsúfolt a napod, és nem akarod a lendületet a telefon felkapkodásával megtörni. Nem is gondolnád, hogy naponta mennyi időd megy el ezzel, azonban egy virtuális asszisztensnek köszönhetően időt és energiát is megtakaríthatsz így.
Legutóbbi hozzászólások