Egy rendezvény megszervezése nagyon sok időt és energiát igényel. Legyen szó csapatépítésről, workshopról, szakmai konferenciáról, nagyon sok szempontot kell figyelembe venni és szem előtt tartani a szervezés során. éppen ezért ez teljesen embert kíván. Ahogyan a cégvezetés is, ami miatt nem valószínű, hogy marad kapacitásod arra, hogy profin megszervezz egy-egy rendezvényt. Azonban egy virtuális asszisztens ebben is tud segíteni! Lássuk, mi mindent kell egy rendezvény megszervezése kapcsán átgondolni és elintézni, amelyeket nyugodtan rábízhatod egy virtuális asszisztensre.
Helyszín, odajutás, étkeztetés
Amit egy rendezvény kapcsán először tisztázni kell, az maga a helyszín, ugyanis ez határozza meg az időpontot, a résztvevők számát, és a további lehetőségeket is. Minden esetben fontos, hogy könnyen megközelíthető legyen autóval és tömegközlekedéssel egyaránt, és nagyobb létszám esetén elengedhetetlen, hogy a parkolás is könnyen megoldható legyen.
A virtuális asszisztens már a nulladik lépéstől kezdve tud neked segíteni. Ha tudod, hogy nagyjából milyen létszámú rendezvényt szeretnél, és milyen szolgáltatásokat kívánsz igénybe venni, keres neked olyat, ami megfelel az elképzelésednek. Így neked csak annyi a dolgod, hogy kiválaszd azt, amelyik a legszimpatikusabb, a továbbiakat szintén intézi a VA. Lefoglalja a helyszínt, megrendeli a catering szolgáltatást, gondoskodik a technikai feltételekről.
Előadók és programok
Egy rendezvény sikerességét a programok és az előadók garantálják. Nem árulunk el nagy titkot, hogy a programok leszervezése, az előadókkal való egyeztetés, mind-mind rengeteg telefon, e-mail, és nagyon sok idő. Azonban jó hír, hogy a virtuális asszisztensre ebben is számíthatsz. Egyeztet az előadókkal, szolgáltatókkal, hogy minden gördülékenyen menjen. Előkészíti a szerződéseket, megszervezi a programokat, beszerzi a szükséges engedélyeket.
Szponzorok és partnerek
Abban az esetben, ha vannak olyan partnereid, akikkel szívesen társulnál, nem kell egyedül lebonyolítanod egy nagyszabású rendezvényt. Egy szakmai konferencia vagy workshop nagyon jó bemutatkozási lehetőség, arról nem is beszélve, hogy együtt lényegesen költséghatékonyabb is. A virtuális asszisztens nagyon szívesen tartja a kapcsolatot a partnereiddel is, és egyeztet velük is minden részletet illetően akár telefonon vagy e-mailben is.
Marketing
Egy rendezvény sikeressége nem csupán a meghívott előadókon és a programokon múlik, hanem azon is, hogy mennyire ér el azokhoz, akiknek szánod és rendezed. Éppen ezért egy rendezvény esetén is szükség van a reklámra és a promócióra. Történhet ez úgy, hogy meghívod a résztvevőket, de online és offline módon is. Meg kell hirdetni a weboldaladon, a közösségi média felületein, e-mail hírlevélben és egyéb online módokon, vagy akár újság hirdetésben, esetleg szórólapon. Ezek menedzselését is rábízhatod a virtuális asszisztensre.
Legutóbbi hozzászólások