Ha virtuális asszisztenssel dolgozol együtt, az életed egyszerűbbé és szervezettebbé válik azonnal. Azonban annak érdekében, hogy az együttműködés igazán hatékony és jövedelmező legyen, néhány dologra oda kell figyelned. Ma cikkünkben azt szedjük össze, hogyan lehet legyőzni az akadályokat, fenntartásokat, valamint azt, hogy milyen gyakorlati útmutatásra van szükséged ahhoz, hogy a VA készségeit és tapasztalatait a leghatékonyabban, teljes mértékben kihasználhasd.
Gondold át, hogy pontosan mely feladatokat szeretnéd delegálni
Nagyon fontos, hogyha ténylegesen szeretnéd kihasználni a virtuális asszisztens által nyújtott előnyöket, akkor ne ad-hoc jelleggel delegáld a feladatokat. Ne az legyen, hogy ami épp eszedbe jut, vagy amire épp nincs időd, azt átadod. Szánd rá az időt, ülj le és írd össze az összes feladatot, amiről úgy gondolod, hogy jobb lenne, ha a VA végezné.
Ez lehet olyan feladat, amit rendszeresen kell végezni, de neked nincs rá időd, vagy egyszerűen csak nem szereted csinálni, de olyan is, amiben úgy érzed, hogy nem vagy erős. Ez a jó és eredményes együttműködés alapja, hiszen a virtuális asszisztens csak akkor tud segíteni neked, ha pontosan tudja, hogy milyen feladatokat vársz el tőle.
A virtuális asszisztens hosszútávú befektetés
Amikor elkezdesz együtt dolgozni egy virtuális asszisztenssel, minden bizonnyal sok időt fog igénybe venni az, hogy átadd és elmagyarázd a feladatokat. Azonban ilyenkor ne arra gondolj, hogy ez milyen sok idő és ha te magad csinálnád meg, fele annyi idő is elég lenne, mint amennyi idő alatt elmagyarázod.
A virtuális asszisztensre hosszútávú befektetésként gondolj. Azt tartsd szem előtt, hogy ugyan most több idő, míg elmondasz egy-egy folyamatot, azonban, ha a VA már rutinos lesz az adott feladatban, rengeteg időt – ezzel együtt pedig pénzt is – megspórol majd neked. Tehát igenis szánj elég időt a feladatok pontos és részletes átadására, mert hosszabb távon ez megtérül.
Használd ki a VA szakértelmét
Bizonyára vannak olyan feladatok, amihez te nem annyira értesz, viszont a virtuális asszisztensednek pont az a szakterülete. Ráadásul ahogy egyre jobban megismered a VA-t, rájössz, hogy sokkal több mindenben tud segíteni, mint amire először számítottál. Egyes VA-k ugyanis egyedülálló képességekkel és tapasztalattal rendelkeznek a marketing, a HR, a projektmenedzsment, a pénzügyi adminisztráció vagy egyéb más területeken. Érdemes ezeket a képességeket kiaknáznod, és az olyan feladatokat bízni a VA-ra, amiben esetleg neked nincs tapasztalatod, neki viszont annál inkább.
Határozd meg a VA szerepét
Mint az üzleti életben mindenütt, a virtuális asszisztenssel való együttműködés során is különösen jelentős a kommunikáció. Nagyon fontos, hogy minden esetben egyértelműen mondd el, hogy mit vársz el a VA-tól, és azt is, hogy milyen szerepet, ezzel együtt pedig milyen felelősséget szánsz neki. Mondd el, hogy milyen feladatok elvégzését várod el egy nap vagy egy héten, ugyanis világosan meghatározott munkakör és feladatok nélkül a virtuális asszisztens nem tudja, hogyan is illeszkedik ő a cégbe, mit kell tennie, vagy mikor és miben van szükséged rá.
Kulcsszó: a bizalom
Sokan azért tartanak a virtuális asszisztenssel való együttműködéstől, mert úgy gondolják, nem tudják kellően felügyelni a munkáját, hiszen nincs ott. Vezetőként emiatt kényelmetlenül érezheted magad. Ugyanakkor fontos tisztázni, hogy a VA-val kialakított jó munkakapcsolat alapja a bizalom.
Ha a megfelelő feladatokat adtad át, és azt kellő alapossággal magyaráztad el, akkor nyugodtan megbízhatsz abban, hogy a virtuális asszisztens tudja, hogy mi a dolga és el is végzi azt. Hidd el, hogy nem szükséges ötpercenként ellenőrizni, azonban azt tisztázd vele, ha – például egy fontos feladat befejezése után – szeretnéd, hogy tájékoztasson. A hangsúly természetesen itt is az egyértelmű kommunikáción van, amely nagyban megkönnyíti nem csupán a te, hanem a VA munkáját is.
Legutóbbi hozzászólások