Mint minden kapcsolatnak, a munkakapcsolatnak is a pontos és egyértelmű kommunikáció az alapja. Ez természetesen igaz a virtuális asszisztenssel való együttműködésre, sőt, ha lehet még fokozottabban. A virtuális asszisztenssel ugyanis úgy dolgozol együtt, hogy gyakran nem is találkoztok, így még inkább szükség van arra, hogy világosan fogalmazd meg, mit szeretnél és mit vársz el.
Az első találkozás
Ha van rá lehetőség, akkor mindenképp találkozzatok személyesen, mielőtt szerződést írnátok alá. Ennek számtalan előnye van: egyrészt kiderülhet azonnal, hogy „működik-e a kémia”, azaz fogtok-e majd tudni együtt dolgozni. Mert az egyértelmű, ha már az első pillanatban nem vagytok egymásnak szimpatikusak, nagyon nehéz lesz a mindennapokban együttműködni.
Másrészt pedig számos olyan lényeges dolgot is fel tudsz mérni, ami utána a munkavégzés során is fontos lehet. Ilyen például az, hogy pontosan érkezik-e a megbeszélt találkozóra a virtuális asszisztens, valamint az is, hogy mennyire felkészült. Utána nézett a cégnek, vannak-e kérdései? Természetesen ez utóbbi akkor is kiderül, ha nem személyesen, hanem telefonon vagy online történik meg az első találkozás.
És, hogy hogy jön ez a visszajelzéshez?
Csak úgy, hogy a virtuális asszisztensnek már az első megbeszélést – vagy találkozást – követően jelezz vissza. Akkor is, ha úgy döntesz, mégsem vele fogsz együtt dolgozni. Ha pedig igen, akkor elkezdődhet a feladatok megbeszélése és átadása.
Feladatok átadása
Mi, virtuális asszisztensek nem győzzük hangsúlyozni, hogy ne sajnáld az időt az együttműködés elején arra, hogy pontosan és alaposan átadd a nekünk szánt feladatokat. Lehet, hogy kezdetben azt gondolod, hogy miért is vágtál bele ebbe az egészbe, hiszen sokkal rövidebb idő alatt meg tudnád te magad csinálni, de ilyenkor ne feledd, hogy pont ennek az elkerülése a cél.
A cél ugyanis az, hogy idővel ezekre a feladatokra neked szinte gondolni se kelljen, menjen magától, azaz nem magától, hanem a virtuális asszisztenstől. Ehhez azonban neki meg kell ismernie a folyamatokat, a szokásokat és az egyes feladatokat. Adj neki egy kis időt, és hidd el, utána sokkal többet kapsz vissza tőle.
Elvárások
A fentiekhez szorosan kapcsolódik, hogy ne csak a feladatokat, de a felelősségek és az elvárások esetében is egyértelműen jelezz vissza. Ha egy munka határidős, ne mondd azt, hogy ráér, kommunikáld pontosan, hogy mikorra kell elkészülnie vele. Ugyanígy mondd el azt is, hogy az egyes feladatok kapcsán mit vársz el, mit szeretnél látni.
Rendszeres visszajelzés
Végül pedig azt hangsúlyoznánk, hogy nem elegendő csak az együttműködés elején visszajelezni. Természetesen akkor a legfontosabb, de a későbbiek során is rendszeresen mondd el a virtuális asszisztensnek, hogy mivel vagy elégedett, vagy mivel nem. Hiszen csak akkor tudja úgy végezni a munkáját, ahogyan neked a legmegfelelőbb, ha folyamatosan tisztában van az elvárásaiddal, és azzal, hogy elégedett vagy-e vagy sem.
Legutóbbi hozzászólások