Ha még sosem dolgoztál együtt virtuális asszisztenssel, bizonyára benned is felmerül, hogy a gyakorlatban ez miként valósul meg. Hiszen nem is találkoztok, minden online zajlik. De ne aggódj, emiatt nincs szükség esetleg drága eszközökre és szoftverekre. Az együttműködés könnyedén megvalósítható ingyenes elérhető, internetes applikációkkal. Mutatjuk, melyek ezek!
Kapcsolattartás és kommunikáció
Ez az alapja mindenféle együttműködésnek, ha pedig virtuális asszisztenssel dolgozol együtt, talán még inkább felértékelődik. Ezért elengedhetetlenek a kommunikációhoz szükséges felületek és applikációk. Már ez együttműködés elején tisztázzátok, hogy milyen csatornán zajlik majd a mindennapos kommunikáció és a megbeszélések. Jelen helyzetnek köszönhetően is számtalan lehetőség közül választhattok.
A legegyszerűbb módja természetesen a telefon és az e-mail, ez ma már mindenki számára adott. De ott van a Zoom vagy a Skype is, üzenetváltásra pedig a Viber, a WhatsApp vagy a Messenger is.
Lehet, hogy a kapcsolattartás kapcsán nem feltétlenül asszociálsz a szerződés aláírására, de az is nagyon fontos. Szerencsére ma már erre is találhatunk megfelelő online felületet, így ehhez sem kell személyes kontakt. Ilyen a HelloSign vagy a DocuSign, vagy ezek magyar megfelelője az Eszerződés is. Ezeknek nagy előnye, hogy regisztráció után egyszerűen használhatók.
Dokumentumok és adatok tárolása
A virtuális asszisztens nagyon sok olyan feladatban segít téged, ahol szükség van bizonyos dokumentumokra, szerződésekre, esetleg számlákra. Hogy ezeket ne kelljen minden egyes alkalommal e-mailben küldözgetni egymásnak, a gördülékeny mindennapi munkavégzés érdekében azt is meg kell beszélnetek, hogyan történjek ezek tárolása, amely mindkettőtök számára kényelmes és könnyen elérhető, és mindemellett biztonságos is.
A fentiek miatt olyan megoldást kell találnotok, amely online működik, hiszen a fizikai adathordozók (pl.: pendrive vagy külső winchester) szintén nem kényelmes és kivitelezhető. Szerencsére nagyon sok online lehetőség közül is választhattok, ha az adatok és dokumentumok tárolásáról van szó. Ilyen például a Google Drive, amely az egyik legnépszerűbb online adattároló, a másik pedig a Dropbox. Mindkettőt elérhetitek bárhonnan mind a ketten, ami nagyban leegyszerűsíti és meggyorsítja a folyamatokat.
Telefonos ügyfélszolgálat
Abban az esetben, ha a virtuális asszisztens ügyfélszolgálati teendők ellátásában is segít téged, – különös tekintettel például a telefonos ügyfélszolgálatra, – szükséged lesz valamilyen VoIP szolgáltatásra is. Ez gyakorlatilag egy virtuális telefonközpont, amelyet a világ bármely pontjáról lehet üzemeltetni, így nem okoz gondot az sem, ha a virtuális asszisztens többszáz kilométerre van tőled, és úgy látja el a telefonos ügyfélszolgálatot.
Feladatkezelő
Végül pedig nem maradhat ki a sorból a feladatkezelő sem, amely összefogja a különböző tevékenységeket. A feladatkezelő segítségével könnyedén felegálható az egyes feladatokat, határidőt állíthatsz be hozzájuk, és nyomon követheted azt is, hogy az egyes ügyek hogyan haladnak. Ha elkezded használni, te magad sem fogod érteni, hogyan tudtál eddig létezni nélküle. Ebben ma már olyan nagy a választék, hogy azt javasoljuk, hogy közösen találjátok meg azt, amelyik nektek a legmegfelelőbb.
Legutóbbi hozzászólások