Eldöntötted, hogy virtuális asszisztens segítségét veszed igénybe, hiszen már annyi a napi feladat, hogy egyedül nem győződ. Szuper, mert az első igazán fontos lépést így már meg is tetted saját magad és a vállalkozásod érdekében, viszont most jön a következő fontos mozzanat. Meg kell találnod a számodra leginkább megfelelő virtuális asszisztenst. De hogyan? Ma ebben segítünk neked!

1. lépés: döntsd el, hogy milyen feladatokat szeretnél kiszervezni!

Addig nem fogod megtalálni az ideális virtuális asszisztensed, amíg nem tisztázod, hogy milyen feladatokban is kérnél segítséget. Erre bizony időt kell szánnod, mert le kell ülnöd, és össze kell írnod, hogy egyáltalán milyen teendők és folyamatok merülnek fel a vállalkozásodban. A legegyszerűbb, ha összeszedsz minden feladatot, és azokat rendszerezed. Tényleg minden feladatot írj össze, majd ezeket rendszerezd.

A legjobb, ha az alapján csoportosítod, hogy melyek azok a feladatok, amelyekhez ragaszkodsz, melyek azok, amelyekre nincs időd, illetve melyek azok, amelyeket nem szeretsz megcsinálni, és ne felejtsd ki azokat sem, amelyekhez nem értesz. Egyértelmű, hogy az utóbbi három halmaz feladatait érdemes kiszervezned.

2. lépés: milyen legyen a virtuális asszisztensed?

Ha megvannak a feladatok, akkor már kezd körvonalazódni számodra, hogy milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie a te ideális virtuális asszisztensed. Abban az esetben, ha ügyfélszolgálati teendőket adnál át, elengedhetetlen, hogy kedves, türelmes legyen, és jó kommunikációs készséggel rendelkezzen. Ha zömmel adminisztratív feladatokat bíznál rá, alapkövetelmény, hogy pontos és precíz legyen. Ha pedig valamilyen speciális feladatot delegálnál, rendelkeznie kell a megfelelő szakképesítéssel is.

3. lépés: jöhet a hirdetés

Tudod már, hogy milyen feladatra milyen virtuális asszisztenst szeretnél, tehát jöhet a tényleges keresés. A Facebookon is számos ilyen csoport van, a legegyszerűbb, ha célzottan ezekben hirdetsz.

4. lépés: a jelentkezők kiválasztása

Hacsak nem valami nagyon egyedi és speciális igénnyel állsz elő, valószínűleg több jelentkező is akad majd. Először is próbáld meg leszűkíteni a jelentkezők körét a 3-4 leginkább alkalmasra. Ha sikerült kiválasztani 2-3-4 virtuális asszisztens, egyeztess velük időpontot egy konzultációra.

5. lépés: konzultáció

Ez talán az egyik legfontosabb lépés, semmiképp se hagyd ki. Ha van rá lehetőség, akkor személyes találkozót beszélj meg, ha ez nem kivitelezhető, akkor Skype vagy telefon is tökéletes. A lényeg, hogy legyen lehetőségetek beszélgetni és kérdezni. Egy ilyen megbeszélésből már sok mindent leszűrhetsz: mennyire felkészült, mennyire pontos, mennyire szimpatikus az adott virtuális asszisztens.

6. lépés: próbamunka

A konzultáció után bizonyára megtalálod azt az egy virtuális asszisztenst, akivel szívesen dolgoznál. De, ha még mindig kicsit bizonytalan vagy, nyugodtan kérj próbamunkát, illetve referenciákat is. Ebből már azt is láthatod, miként dolgozik.

7. lépés: szerződés

Ha minden szempontból megfelel az elképzelésednek a kiválasztott virtuális asszisztens, nincs más hátra, minthogy szerződjetek. Ez természetesen nem maradhat el, mert a szerződés az, ami téged is, és a virtuális asszisztenst is védi, hiszen rögzíti az együttműködés minden pontját. Arra is van lehetőség, hogy először 1-2 hónapos próbaidőre kössetek szerződést, ha nem szeretnél azonnal elköteleződni.

Ezután kezdődhet a közös munka, amit garantáltan nem fogsz megbánni, hiszen egy jó virtuális asszisztens nem csupán időt, de pénzt is megspórolhat neked.