Egy vállalkozás napi pénzügyeit pontosan és precízen kell vezetni, ellenkező esetben akár komoly bírságokra is számíthatsz. Emellett ismerni kell a törvényeket és szabályokat, hisz mindennek is meg kell felelni. Ezért a legtöbb nagy cég saját könyvelőt alkalmaz. De mi a helyzet egy kisvállalkozással? Természetesen neked is lehet könyvelőd, de van egy még jobb ötletünk! Virtuális asszisztens. Mai cikkünkben el is mondjuk, hogy miért is jobb.
Miért legyen virtuális asszisztensed?
Leginkább azért, mert megkönnyíti az életed. Azt gondolnád, hogy annak a néhány számlának a nyilvántartására nem kell ember, megoldod te is. Ez így is van, amíg csak tényleg néhány számláról van szó. Bár azt is hozzátennénk, hogy a szabályok ismerete még így sem garantált. Viszont abban az esetben, ha már havi, hanem napi néhány számla van, nagyon sok időd megy el ezek nyilvántartására, figyelésére és fizetésére.
A virtuális asszisztens elsősorban időt takarít meg neked azzal, hogy elvégzi helyetted a könyvelési feladatokat. Másrészt pedig pénzt is spórol, hiszen mellette nem szükséges, hogy külön fizess egy teljes állású alkalmazottat ezekre a feladatokra, valamint a pénzügyeid is átláthatóbbá válnak. Ezeknek köszönhetően pedig hatékonyabban és termelékenyebben tudsz te magad is dolgozni, így pedig a bevételed is nő.
Miben tud segíteni egy virtuális asszisztens, ha könyvelésről van szó?
Dokumentálja a pénzügyi nyilvántartást, így például a kimenő és bejövő számlákat, a kifizetéseket, a jóváírásokat, elkészíti a bevallásokat, ügyel a határidőkre, előkészíti az utalásokat, de akár ő maga is elvégezheti azokat. Követi a jogszabályi változásokat és annak megfelelően végzi el a munkáját.
Azonban a virtuális asszisztensnek van egy nagy előnye: nem csupán a klasszikus könyvelői feladatokban tud segíteni. Ugyanúgy segítségedre lehet az egyéb adminisztratív teendőkben, mint például az ügyfélkezelésben vagy a közösségi média felületeinek kezelésében. Hidd el, hogy nagyon nagy könnyebbséget jelent, ha ezek a feladatok egy kézben futnak össze.
Mire figyelj?
Mivel a könyvelés egy igen speciális területe az adminisztratív feladatoknak, ezért természetesen csak olyan virtuális asszisztenssel dolgozz együtt, akinek megvan a szükséges végzettsége és tapasztalata is. Nagyon sok apróságon lehet elcsúszni, ezért fontos, hogy egy olyan szakember segítsen neked, aki ismeri és kezelni is tudja ezeket a bizonyos apróságokat.
Szintén alapkövetelmény, hogy megbízható, pontos és precíz legyen, bár ez kivétel nélkül az összes virtuális asszisztenssel szemben is elvárás. Emellett pedig fontos, hogy ismerje az adott könyvelési programokat, és rutinosan tudja használni is, hiszen ez nagyban megkönnyíti a mindennapi munkavégzést is.
Végül pedig elengedhetetlen, hogy elérhető legyen, és gördülékeny legyen vele a kommunikáció. Ez persze nem azt jelenti, hogy akár az éjszaka közepén is rendelkezésedre kell állnia, vagy, hogy nem fordulhat elő olyan, hogy nem tudja felvenni a telefont. Ez inkább arra vonatkozik egyrészt, hogyha keresed, és nem tud esetleg azonnal válaszolni, minél hamarabb megteszi ezt, másrészt pedig arra, hogy bármit megkérdezhetsz tőle, hiszen azért van, hogy a te munkádat támogassa.
Legutóbbi hozzászólások