Hogyan szerződj egy virtuális asszisztenssel?

Ha megtaláltad a számodra legideálisabb virtuális asszisztenst, a közös munka megkezdése előtti utolsó lépés a szerződés. Bár ez az utolsó, ez az egyik legfontosabb, szerződés nélkül ugyanis nem tudtok együtt dolgozni. Ebben rögzítetek minden olyan fontos tényezőt és információt, amely a későbbiek során mindkettőtöket véd, ezért ez nem maradhat el.

Mai írásunkban összefoglaljuk, hogy miért is van szükség szerződésre, és miket tartalmazzon egy olyan szerződés, amit te, mint vállalkozó kötsz egy virtuális asszisztenssel.

Miért annyira fontos?

A szerződés a virtuális asszisztens és az őt alkalmazó személy vagy vállalat közötti törvényes megállapodás. A szerződésben rögzítetek minden olyan szükséges információt, amely elengedhetetlen a hatékony munkavégzés szempontkából. Éppen ezért a szerződés – mely jogilag kötelező érvényű rád is, és a virtuális asszisztensre is – véd mindkettőtöket egy esetleges vitás helyzetben, hiszen világosan és egyértelműen tartalmazza például azt, hogy mi a virtuális asszisztens feladata, milyen díjazásban részesül ezért, stb.

Mi legyen a szerződésben?

A szerződésnek öt pontot feltétlenül tartalmaznia kell az alapvető adatok mellett: szolgáltatások leírása, fizetési feltételek, felmondás, titoktartás, illetve egyéb megállapodások.

A szolgáltatások leírása része pontosan leírja azt, hogy mire is veszed igénybe a virtuális asszisztens segítségét. Érdemes részletesen leírni, hogy mit kell tennie a virtuális asszisztensnek napi, heti, havi szinten, és milyen eredményt vársz el. Ugyancsak ebben a részben kell megemlíteni azt is, hogy hetente vagy havonta hány órában kívánod foglalkoztatni a virtuális asszisztenst.

A feladatok mellett nagyon fontos tisztázni a fizetési feltételeket is, ezért a szerződésben egyértelműen fel kell tüntetni a virtuális asszisztens óradíját, vagy projekt megbízás esetén a megbízási díjat, a számlázási módot és gyakoriságot, valamint azt is, hogy mikor és hogyan fizeted ki a virtuális asszisztenst. Megállapodhattok abban, hogy a projekt elején előre fizetsz, vagy annak elvégzését követően, rendszered együttműködés esetén pedig lehet heti, vagy havi számlázás is, ami mindkettőtöknek kényelmes.

Nagyon fontos, hogy mindenképp térjen ki a szerződés arra is, hogy miként felbontható. Ugyan az ember egy együttműködés kezdetén nem arra gondol, hogy ezt szeretné majd megszüntetni, de nem tudhatod előre te sem, és a virtuális asszisztens sem, hogy miként alakul az élet. Elképzelhető, hogy olyan helyzet áll elő, ami miatt nem tudod tovább alkalmazni, vagy a virtuális asszisztens nem tudja folytatni a munkát, de az sem kizárt sajnos, hogy valami miatt hosszabb távon mégsem tudtok együtt dolgozni. Emiatt a felmondási záradék feltétlenül tartalmazza a felmondási időt és a függőben lévő fizetések kezelésének módját is.

Tekintettel arra, hogy a virtuális asszisztens kezeli majd a céged és a partnereid adatait is, a szerzősnek rendelkeznie kell az adatkezelésről és a titoktartásról is. A GDPR bevezetése óta ez különösen fontos.

Végül pedig olyan egyéb megállapodásokat is rögzítsetek a szerződésben, hogy mi történik akkor, ha a virtuális asszisztens beteg lesz, vagy, ha szabadságra megy.

Hogyan történik az aláírás?

Felmerülhet a kérdés, hogy egy virtuális asszisztenssel megkötött szerződés aláírása hogyan történik, hiszen a legtöbb esetben személyes találkozóra nincs lehetőség. Szerencsére ma már vannak olyan alkalmazások, amelyek lehetővé teszik az online szerződéskötést, így érdemes ilyenkor azt használni. Természetesen van lehetőség arra is, hogy aláírjátok és postázzátok a szerződést, de, ha már virtuális asszisztensről van szó, egyszerűbb és kényelmesebb az előbbi megoldás.