Ha még sosem dolgoztál együtt virtuális asszisztenssel, lehet, hogy elsőre kissé szokatlan lesz. De hidd el, rövid idő alatt bele fogsz jönni, és látni fogd, miként is kell hatékonyan együtt dolgozni egy VA-val. Most összeszedjük azt a három legtipikusabb hibát, amit feltétlenül kerülj el annak érdekében, hogy a közös munka a lehető leggördülékenyebb és legeredményesebb lehessen.

A feladatok átadása nem pontos

A virtuális asszisztenssel való sikeres együttműködés alapja az, hogy nagyon pontosan megfogalmazod, milyen feladatokat is szeretnél átadni. Először magadnak, utána pedig az online segítségednek is. Erre rá kell szánnod az időt. Ülj le, és írj össze minden olyan feladatot, amit végzel. Gondold alaposan végig, hogy ezek közül melyek azok, amelyekhez feltétlenül szükséges a te tapasztalatod, és szakértelmed. Ugyanakkor olyan szemmel is nézd végig a teendőket, hogy melyek azok, amelyeket nagyon nem szívesen végzel, amelyekre sosincs időd, vagy amelyekhez nem annyira értesz.

Az első csoportot leszámítva a másik három halmazból tulajdonképpen bármi kiszervezhetsz a virtuális asszisztensnek. Azonban arra figyelj, hogy ne csupán a feladatok listáját add át, hanem a tevékenységek pontos leírását is. Ne aggódj, nem használati utasítást kell írnod, egyszerűen arról van szó, hogy részletesen magyarázd el, hogy melyik feladat esetében mit kell pontosan elvégezni, neked mik az elvárásaid, milyen határidők és felelősségi körök kapcsolódnak hozzá. Hidd el, sokszorosan megtérül az itt befektetett energia. Minél pontosabban, és részletesebben adod át az egyes feladatokat, annál gyorsabban tudja majd önállóan elvégezni a VA, ezzel nagyon sok terhet levéve a válladról.

Nem tudsz elég időt fordítani a virtuális asszisztensre

Most lehet, hogy felszaladt a szemöldököd, hiszen elvégre azért kéred egy virtuális asszisztens segítségét, hogy az adott teendőkkel ne neked kelljen foglalkoznod. Erre most az mondjuk, hogy a második tipikus hiba, amit elkövethetsz, hogy nem fordítasz elég időt a VA-ra. Most akkor hogy is van ez?

Ne aggódj, nem kell fognod a virtuális asszisztens kezét minden egyes lépésnél, azonban az elején valóban több időt és energiát kell fordítanod a betanítására. Annak ellenére, hogy minden bizonnyal kellő rutinnal és szakértelemmel rendelkezik a hasonló feladatokban, veled még nem dolgozott együtt. Nem tudja, hogy a te vállalkozásodban mi a szokás, milyen feladatok vannak, mit hogyan vársz el. Meg kell, hogy ismerje a rendszereket és a folyamatokat ahhoz, hogy utána már önállóan tudja végezni ezeket. Erre bizony időt kell szánnod. De csak ismételni tudjuk magunkat: az elején beletett több idő és energia sokszorosan megtérül majd!

Nincs rendszer

Ha semmiféle rendszer nincs a folyamatokban és a feladatokban, nagyon nehéz dolgod lesz neked is, és a virtuális asszisztensnek is. Neked megterhelő lesz azért, mert így lényegesen nehezebb átadni a feladatokat, a VA-nak pedig azért, mert sokkal több idő megérteni és átlátni úgy az egészet, ha nincs semmiféle jól bejáratott rendszer a munkavégzésben.

Éppen ezért, mielőtt szerződtetnél egy virtuális asszisztenst, nézd át a folyamatokat. Amit lehet egyszerűsíts, és rendezd rendszerbe, hogy az együttműködés valóban hatékony és zökkenőmentes legyen.