Miért szervezd ki az e-mailek kezelését egy virtuális asszisztensnek?

Lemérted már valaha, hogy mennyi időt töltesz e-mailek olvasgatásával és megválaszolásával? Ha még nem, javasoljuk, tedd meg. Meg fogsz döbbenni, ugyanis nem gondolnád, hogy naponta mennyi időd megy el azzal, hogy szelektálod, elolvasod és megválaszolod a leveleket. Két utat választhatsz, hogy ez ne így legyen: a, egyszerűen nem foglalkozol velük; b, segítséget kérsz a Profiasszisztenstől. Hogy a mára már klasszikussá váltat idézzük: béééééé! 😊

Miért kulcsfontosságú az e-mail kezelés?

Egy évtizede az e-mailek kezelése nem volt olyan nagy feladat, mert a munkatársak ugyanazon a helyen dolgoztak, a szerződések aláírása pedig személyesen történt, ahogyan minden dokumentum elkészült papír alapon is. Ma azonban már városokon, országokon, nem ritkán kontinensen átívelő együttműködésekről beszélünk, valamint az elmúlt bő másfél év azt is megtanította nekünk, hogy szinte bármi elvégezhető online otthonról, emiatt az e-mailek jelentősége megnőtt. Vállalkozóként te is naponta e-mailek tucatját váltod, ami miatt az e-mailek kezelése elengedhetetlen.

Egy friss kutatás szerint a cégvezetők a munkaidejük 38 százalékát (!) töltik az e-mail postafiókjukat bogarászva. Ez elképesztően magas arány! Ez alapján, egy 8 órás munkanapból több, mint 3 órát e-mailek olvasásával és megválaszolásával töltesz nagy valószínűséggel te is. Ez erősen rontja a hatékonyságot. Ugye, hogy mennyivel hasznosabban és produktívabban is el tudnád tölteni ezt a 180 percet? Ugyanakkor egyáltalán nem mondhatjuk azt, hogy az e-mailek olvasása haszontalan és felesleges, sőt! Csak ezzel nem neked kellene foglalkoznod, hanem egy virtuális asszisztensnek.

Hogyan tudsz együttműködni egy VA-val?

A virtuális asszisztenssel való együttműködés kifejezetten gördülékeny lesz, ha néhány alapvető mozzanatot betartasz. Lássuk, hogyan is tudod leghatékonyabban átadni egy virtuális asszisztensnek az e-mailjeid kezelését.

1. Adj neki hozzáférést a postafiókodhoz! Ez persze bizalom kérdése, de, ha megérted és elfogadod, hogy ez a te érdeked szolgálja, és a virtuális asszisztens kizárólag szakmai szemmel tekint a leveleidre, és a legnagyobb profizmussal kezeli azokat, ez nem okozhat gondot.

2. Magyarázd el neki a postafiókod szerkezetét! Csak abban az esetben tudja a VA az elvárásaidnak megfelelően kezelni a leveleid, ha tisztában van a bejövő levelek szerkezetével. Szánd ré a szükséges időt, és magyarázd el, milyen mappák vannak a fiókodban, és melyikbe milyen tartalmú levelek kerülnek.

3. Határozz meg világos irányelveket! Nagyon fontos, hogy világos és egyértelmű utasításokat adj a postafiókod kezelését illetően. Az eredményes és hatékony együttműködés alapja a kommunikáció, a VA csak akkor tud hatékonyan működni, ha tisztában van azzal, hogy mit vársz el.

4. Használj színeket és címkéket! Nagyban megkönnyíti a VA és a saját munkádat is, ha színeket és címkéket alkalmaztok. Beszéljétek meg, hogy a prioritást milyen színnel jelölitek, illetve kérd meg, hogy címkézze azon e-maileket, amelyekkel neked kell foglalkoznod.

Miért éri meg neked?

Egész egyszerűen a felszabaduló idő miatt. Napi 3 órányi kapacitásod szabadul fel, amit stratégia kérdésekre és a tervezésre, ötletelésre, kapcsolatépítésre tudsz fordítani. Továbbá annak köszönhetően, hogy a leveleid egy virtuális asszisztens kezeli nap mint nap, kizárt, hogy lemaradj egy fontos üzenetről vagy érdeklődésről. Hosszútávon ennek köszönhetően eredményesebb és hatékonyabb leszel, és ez a vállalkozásodon is meg fog látszódni.