Hogyan kell jól delegálni?

Amíg az ember egyszer sem kerül olyan helyzetbe, hogy különböző feladatokat kell delegálnia, hajlamos azt gondolni, hogy ez pofonegyszerű. Csak kiadom azokat a feladatokat, amiket nem kedvelek vagy nincs időm megcsinálni, elmondom, hogy mit és hogyan, és már kész is, delegáltam a feladatot. A helyzet azonban nem ilyen egyszerű, de jó hír, hogy a delegálás – mint oly sok egyéb vezetői kompetencia – tanulható.

A delegálás egyenlő a feladat kiadással?

Nagyon nem. Tegyünk különbséget a feladatok kiosztása és a delegálás között. A feladatok kiadása vezetőként egész egyszerűen annyit tesz, hogy megmondod, melyik munkatársad mit csináljon. Ezzel szemben, amikor delegálsz, akkor olyan feladat elvégzését adod át, ami a te saját felelősségi körödbe tartozik.

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy annak ellenére, hogy az adott feladatot nem te csinálod meg, a felelősséget neked kell vállalni érte. Emiatt könnyű beleesni abba a hibába vezetőként, hogy mindent magadra vállalsz, aminek az lesz az eredménye, hogy örökké dolgozol, mégsem érzed azt, hogy elégedetten hátra dőlhetsz, mert kész vagy. Azért, hogy ezt elkerüld, minél hamarabb delegáld a feladataid egy részét egy virtuális asszisztensnek. Lássuk, hogy ez miért is jó.

Miért jó, ha delegálunk?

Sokan sokféle módon megmagyarázzák, hogy miért is nem adják át feladataik egy részét. A leggyakoribb indokok között szerepel az, hogy fele annyi idő alatt megcsinálja ő maga, mint amennyi idő alatt elmagyarázza. Ahogyan az is, hogy csak ő tudja jól megcsinálni, nem bízik meg igazán másban.

Jobb, ha ezeket a kliséket elfelejted és delegálod a feladatokat, mielőtt azt éreznéd, hogy alkalmazott vagy a saját vállalkozásodban. Ha a feladataid egy részét átadod, sokkal több időd lesz azokra a stratégia jelentőségű kérdésekre és folyamatokra, amelyek előrébb viszik a cégedet. Csak akkor tudsz növekedni és fejlődni, ha nem a mindennapi teendőkkel töltöd az időd nagy részét, és akkor tudsz a valódi célokra koncentrálni, ha nem a vállalkozásodban, hanem a vállalkozásodon dolgozol.

Hogyan kell jól csinálni?

A delegálás nem ördöngös dolog, és meg lehet tanulni jól delegálni, csupán néhány lépést kell betartani. Első lépésként meg kell határozni azt, hogy milyen feladatokat fogsz delegálni. Ezt úgy tudod eldönteni, hogy leülsz és átgondolod, hogy érzésed szerint miben vagy a legjobb. Sarkosítva azt mondanánk, hogy azt tartsd meg, az összes többi feladatot pedig bízd rá egy virtuális asszisztensre. Mindenkinek arra kell összpontosítania, amihez a legjobban ért, és minden bizonnyal a vállalkozásod lényege és mozgatórugója az a feladat, amit továbbra is neked kell végezned.

Ha megvan a feladat, akkor azt minden esetben pontosan határozd meg és egyértelműen kommunikáld. Ez nagyon fontos, mert csak akkor kapod a várt végeredményt, ha pontosan át tudod adni, hogy mit vársz el. Elengedhetetlen, hogy meghatározd a határidőt és a célokat is. Ha egy nagyobb projektet adsz ki, érdemes az egyes állomásokat és mérföldköveket is meghatározni és egyeztetni. Át kell adnod minden szükséges információt és ha kell, eszközöket is, ellenkező esetben nem biztos, hogy az lesz a delegálás eredménye, amit te kapni szeretnél. Végül pedig figyelj arra, hogy biztosíts lehetőséget a visszajelzésre.