Amikor úgy döntesz, hogy virtuális asszisztens segítségét veszed igénybe, bizonyára benned is felmerül, hogy hogyan is fog működni ez az egész. Ha nem dolgoztál még így együtt senkivel, először azt kell megszoknod és elfogadnod, hogy a virtuális asszisztens – annak ellenére, hogy fizikailag nincs az irodádban – a vállalkozásodért dolgozik. Magyarországon még ma is gyakran találkozni olyan vélekedéssel, hogy aki otthonról dolgozik, az nem is dolgozik, mert nem ellenőrizhető. Legelőször ezen a szemléletváltáson kell átesned, és akkor könnyen belátod te is, hogy egy jó virtuális asszisztens talán az egyik legjobb befektetés, hiszen vállalkozásod fejlődésének alappillérje lehet.
A jó munkakapcsolat alapja a kommunikáció
Fontos látni, hogy a kezdeti időszak a betanulás időszaka lesz, ezért elengedhetetlen a megfelelő kommunikáció. Nagyon pontosan kell megfogalmaznod az elvárásaidat, mert a virtuális asszisztens csak úgy tud megfelelni azoknak. Figyelj arra, hogy a feladatok átadásánál is részletesen elmondj mindent, olyat is, ami neked esetleg egyértelmű és természetes. Hidd el, a kezdeti többlet idő és energia megtérül és idővel már félszavakból is érteni fogjátok egymást.
A másik, amit a legelején tisztáznotok kell, az a kapcsolattartás módja (telefon, e-mail, Skype stb.) és rendszeressége. Az egyértelmű, hogy minden új feladat előtt konzultáltok, de meg kell állapodnotok abban is, hogy heti vagy havi rendszerességgel tartotok majd egy mindent átfogó megbeszélést. Azt is el kell döntened, hogy szeretnél-e személyes konzultációt. Alapvetően a virtuális asszisztens az online térben segíti a munkád, de lehet arra igényed, hogy havonta egyszer személyesen is találkozzatok. Tudnod kell, hogy vannak olyan asszisztensek, akik ezt nem vállalják, illetve a földrajzi távolság is meghiúsíthatja ezt, ezért már az első pillanattól kezdve tisztán kell látni ebben a kérdésben.
Bizalom
Legyen szó bármilyen munkakapcsolatról – meg úgy egyébként bármilyen kapcsolatról – a bizalom elengedhetetlen, és ez talán egy virtuális asszisztens kapcsán még fokozottabban igaz. Ha abból indulsz ki, hogy úgyis túlszámláz vagy direkt lassabban végzi el a munkát, akkor talán nem vagy még kész egy ilyen együttműködésre. A virtuális asszisztens maga is vállalkozó, és nem egy, hanem több vállalkozást is segít. Emiatt neki egyáltalán nem érdeke az, hogy lassan dolgozzon, mert azt az időt más munkától veszi el. Lételeme a hatékonyság, mert ellenkező esetben nem lesz munkája. Ez ilyen egyszerű.
Ellenőrzés – de hogyan?
A virtuális asszisztens munkájával kapcsolatban talán nem is az ellenőrzés, hanem sokkal inkább a mérhetőség a jó kifejezés. Ugyanis egy online vállalkozás támogató munkáját nem ellenőrizni, hanem mérni lehet. Erre pedig számos remek applikáció van, amivel mérhető és pontosan dokumentálható a munkával töltött idő.
De még ennél is szerencsésebb, ha egy-egy a projektre szerződsz a virtuális asszisztenssel, vagy fix havidíjban állapodtok meg. Ebben az esetben nem szükséges az időt mérni, és garantáltan minden feladatot el fog végezni az asszisztens.
Legutóbbi hozzászólások