Vállalkozóként bizonyára te is tudod, hogy a hatékony időgazdálkodás a termelékenység, ezzel együtt pedig az eredményes működés alapja. Egy kutatás kimutatta, hogy az Egyesült Királyságban a kisvállalkozások tulajdonosai évente több mint 2000 órát dolgoznak túlórában. Ez hatalmas szám! Ez azt jelenti, hogy a vállalkozók ennyi időt, és ennek az időnek megfelelő pénzt pazarolnak el. Ha ez a helyzet számodra sem ismeretlen, profi virtuális asszisztensre van szükséged, aki időt és pénzt is spórol neked. 12 pontban szedtük össze, hogy hogyan.
1. Naptár és postafiók kezelése
Naponta átlagosan 12-15 darab e-mailt kapsz. Az ezek átolvasása, szelektálása, szűrése nemcsak időigényes, de káros a termelékenységére is. Függetlenül attól, hogy a napot állandóan a beérkező levelek számának csökkentésével töltöd-e, vagy csak próbálod utolérni magad a levelek sokaságában, nem kedvez az üzleti tevékenységének. Add át ezt a feladatot egy virtuális asszisztensnek, és ezzel értékes időt takaríthatsz meg. A VA kiszűrheti az e-maileket, kezelheti a spameket, valamint a postafiók használatával járó mindennapi adminisztrációs feladatokat, ezzel felszabadítva az időt arra, hogy a fontos feladatokra fókuszálhass.
2. HR és toborzás
Az előző cikkünkben pont azt jártuk körbe, hogy mennyi idő, mire a legmegfelelőbb szakembert megtalálod. Viszont rengeteg időt megspórolhatsz, ha a feladatok egy részér virtuális asszisztensre bízod, aki el tudja végezni helyetted a jelöltek felkutatását, az interjúk időpontjának leegyeztetését és összehangolását, valamint az ezzel járó adminisztrációt is. Neked csak annyi a feladatot, hogy lefolytasd a beszélgetéseket és dönts.
3. Utazásszervezés
Ha többnapos üzleti útra mész, szükséged lesz szállásra. Egy felmérés szerint az épp utazást tervező emberek átlagosan 38 (!) szállást néznek meg, mielőtt lefoglalják a számukra legszimpatikusabbat. Ez rengeteg idő, viszont, ha a szállás keresését és foglalását delegálod a virtuális asszisztensnek, ezt az időt számodra sokkal hasznosabb feladatokra is fordíthatod.
4. Rendezvényszervezés
Egy sikeres rendezvény nagyon sokat lendíthet a vállalkozásodon, hiszen bemutat téged, ha úgy tetszik a márkádat és a termékedet vagy szolgáltatásodat is. Mondanunk sem kell, hogy egy sikeres rendezvényt azonban hatalmas szervezés előz meg: helyszín, catering, előadók, meghívottak, programok, marketing. Ezek egyike sem kellene, hogy a te feladatod legyen, hiszen egy virtuális asszisztens mindet el tudja végezni helyetted.
5. Értekezletek, üzleti tárgyalások előkészítése
Ezekkel ugyanaz a helyzet, mint a rendezvényekkel, gyakorlatilag ezeket felfoghatod minirendezvényekként, így nagyjából ugyanazok a teendők akadnak egy-egy üzleti megbeszéléssel, mint egy rendezvénnyel. Egyeztetni kell a helyszínt és a dátumot, meghívót kell küldeni, elő kell készíteni a megbeszélés napirendi pontjait, esetleg prezentációt kell készíteni a tárgyalásra. Jó hír, hogy ezek mindegyikét megcsinálja helyetted a virtuális asszisztens.
6. Iparági és versenytársi kutatás
Az iparágad változik, folyamatosam fejlődik és újradefiniálja önmagát. Neked pedig ezt követned kell, ugyanis nem maradhatsz releváns, ha ugyanaz maradsz. Lépést kell tartanod a trendekkel és a legújabb újításokkal, ehhez azonban ismerned kell őket. A virtuális asszisztens követi az iparági híreket, eseményeket és a versenytársakat, hogy te is versenyben maradhass.
7. Közösségi média menedzsment
A marketingszakemberek szerint a cégtulajdonosok átlagosan heti 6 órát töltenek a közösségi média marketingjével . Ideális esetben azonban még több időt kellene áldozni a közönség elérésére, a velük való kapcsolattartásra, a kérdések megválaszolására, a vállalkozás népszerűsítésére, az iparági trendek és versenytársak követésére, a tartalomgyártásra és közzétételre. Te mennyi időt tudsz erre fordítani? Nem kell emiatt stresszelned, ha virtuális asszisztensre bízod a munkát.
8. Tartalomírás
Az előbb említettük már, hogy a tartalom készítés sok időt vesz igénybe, azonban elengedhetetlen, hiszen ma már nem elegendő egy weboldal vagy egy Facebook oldal. Ott bizony hasznos és érdekes tartalmat kell szolgáltatni, viszont könnyen meglehet, hogy az írás nem az erősséged. Egy virtuális asszisztensnek azonban igen! Az írást add át neki, te összpontosíts a hatékonyságra és a termelékenységre!
9. Weboldal karbantartás
Van egy weboldalad, ez szuper. Foglalkoztál vele azóta, hogy elkészült? Tudod egyáltalán, hogy mit is kellene egészen pontosan csinálni, amikor épp karbantartod a
honlapod? Ha bizonytalan vagy, kérd inkább egy virtuális asszisztens segítségét, aki elvégzi helyetted a szükséges frissítéseket, biztonsági mentéseket, és minden egyéb, ezzel kapcsolatos feladatot.
10. E-mail marketing
A hírlevél még most is nagyon jó eszköz, ha marketingről van szó, viszont az ütős hírlevél megírása, és ezzel együtt egy sikeres kampány lebonyolítása időigényes. A tervezés, a tartalom megírása, végül pedig kiküldése mind-mind idő. A virtuális asszisztens azonban ebben is tud segíteni, így gyorsan és hatékonyan juthatnak el az ötleteid az ügyfeleid e-mail fiókjába.
11. Vevőszolgálat
Egy kisvállalkozásban az ügyfélkezelés időigényes lehet, és nem mindig kapja meg a szükséges figyelmet. A jobb időgazdálkodás érdekében bízz meg egy virtuális asszisztenst a vevőszolgálat mindennapi ügyeinek intézésével, a közvetlen hívások fogadásától kezdve az ügyfélkezelésig.
12. Értékesítés támogatása
A virtuális asszisztens az értékesítés hatékonyságát is növelheti azzal, hogy heti, havi, negyedéves riportokat és beszámolókat készít, hogy te pontosan és naprakészen lásd, hogyan alakulnak a számok. Ezek ismeretében meg tudsz hozni olyan döntéseket, eszközölni tudsz olyan változtatásokat, amelyeknek köszönhetően eredményesebb leszel.
Legutóbbi hozzászólások